SISTEM PENGELOLAAN ARSIP / SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Pertanyaan

Apabila sebuah perusahaan mempunyai lingkup arsipnya meliputi wilayah yang luas atau mempunyai penekanan pada wilayah dalam penyimpanan arsipnya, maka system kearsipan yang cocok adalah…

a.         Sistem geograpis

b.         Sistem kronologis

c.         Sistem abjad

d.         Sistem dewey

e.         Sistem subjek

Pembahasan :

Dalam pengelolaan arsip menggunakan 5 sistem kearsipan, yaitu :

a)         Sistem Kearsipan berdasarkan Abjad merupakan prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan urutan abjad. Untuk surat masuk, judulnya diambil berdasarkan nama pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama alamat/penerima surat.

b)         Sistem kearsipan berdasarkan Geografis merupakan Filing  sistem penyimpanan dokumen, berkas atau arsip yang dijadikan pedoman dalam menemukan kembali arsip secara cepat yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau letak wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dikirimi surat.

c)         System Numeric atau Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.

d)         Sistem kearsipan berdasarkan subjek merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya.

e)         Sistem kearsipan berdasarkan tanggal (kronologis) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat.

Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan tanggal surat, misalnya surat yang di buat tanggal 10 Maret 2007 disimpan dalam laci filing cabinet (lemari arsip) tahun 2007, guide (penunjuk arsip) Maret