PENGANTAR DASAR ADMINISTRASI KANTOR
1.
Pengertian Administrasi dari segi
etimologis adalah .............
a. Kegiatan memberdayakan sumber daya alam
b. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan
c. Kegiatan memberi bantuan dalam mengelola
informasi, mengelola manusia, mengelola harta benda, kearah suatu tujuan yang
terhimpun dalam organisasi.
d. Kegiatan menyediakan data dan informasi
e. Kegiatan memanejerial sistem
2.
Dalam bahasa Belanda administrasi
berasal dari kata “administratie” yang artinya..........
a. Tata usaha
b. Kegiatan catat mencatat
c. Kegiatan menghitung
d. Mengelola
e. Mengatur
3.
Dibawah ini yang tidak termasuk
unsur-unsur administrasi adalah........
a. Perngorganisasian
b. Manajemen
c. Perencanaan
d. Perbekalan
e. Keuangan
Pembahasan
:
Menurut
The Liang Gie, administrasi terdari 8 unsur, yaitu :
a. Organisasi.
Dalam organisasi dikelompokkan orang2, tugas2, wewenang, dan tanggung jawab
serta hubungan diantara orang2 atau unit2 tugas tsb.
b. Manajemen.
Rangkaian perbuatan menggerakkan orang2 dan segala fasilitas yang ada untuk
mencapai tujuan.
c. Komunikasi.
d. Kepegawaian.
e. Keuangan
f. Perbekalan
g. Tata Usaha
h. Hubungan
Masyarakat
4.
Kegiatan memastikan bahwa sasaran
dan hal yang direncanakan berjalan sesuai dengan harapan dan target adalah.....
a. Office planning
b. Office organizing
c. Office actuating
d. Office controling
e. Office management
Pembahasan
:
Kegiatan
perkantoran terdiri dari :
a. Office
Planning (Perencanaan) Proses menentukan arah kegiatan kantor dengan peninjauan
kembali terhadap faktor2 yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
b. Office
Organizing (Pengorganisasian) pembagian tugas
c. Office
Actuating (Penggerakkan). Kegiatan meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja
secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan.
d. Office
Controling (Pengawasan). Kegiatan memastikan pekerjaan dan sasaran sesuai
target yang telah ditetapkan.
5.
Kegiatan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan yang diperlukan
adalah arti dari...........
a. Tata usaha
b. Humas
c. Manajemen
d. Perbekalan
e. Komunikasi
6.
Proses menentukan arah kegiatan
kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi
tercapainya tujuan kantor adalah pengertian dari............
a.
Office planning
b. Office organizing
c. Office actuating
d. Office controling
e. Office manajemen
7.
Penyedia layanan komunikasi kantor
merupakan pengertian kantor menurut........
a. Drs. A.S. Moenir
b.
Mills & Standingford
c. Prajudi Atmosudirjo
d. Denyel
e. Sondang P. Siagian
8.
Berikut ini yang bukan merupakan
fungsi pendukung kantor adalah...........
a. Melaksanakan fungsi manajemen
b.
Menerima informasi
c. Merancang sistem dan prosedur kantor
d. Mengendalikan formulir kantor
e. Menjamin keamanan aset
9.
Ciri-ciri kantor adalah sebagai
berikut : (1) tempat itu berupa bangunan yang berfungsi sebagai tempat yang
bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang berada ditempat itu, (2) jenis
pekerjaan yang dilakukan pada umumnya tulis menulis, komunikasi dan arsip
dokumentasi, (3) ditempat itu terdapat alat-alat kerja seperti : mesin2 kantor,
perlengkapan kantor, dan fasilitas kerja. Ketiga pernyataan tersebut diatas
adalah pendapat dari :
a. GR Terry
b.
Drs. A. Moenir
c. Koontz dan O’Donnel
d. William Henry L
e. J. C. Denyer
Pembahasan
:
Kantor
dalam arti statis menggambarkan suatu tempat berupa gedung dan fasilitas
perlengkapannya
Kantor
dalam arti dinamis menunjukkan kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu tempat
1. JC Denyer,
kantor adalah setiap tempat dimana biasanya suatu pekerjaan kantor dilakukan,
dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut.
2. Prof. DR.
Prajudi Atmosudirjo, kantor adalah unit organisasi yang terdiri dari atas
tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan
3. Drs.
Moekijat, kantor adalah sebagai tempat dimana pekerjaan sebagai tata usaha
dilaksanakan.
4. Drs. A.
Moenir, kantor memiliki ciri2 sebagai berikut : (a) tempat berupa bangunan, (b)
jenis pekerjaan yang dilakukan umumnya tulis menulis, komunikasi dan arsip
dokumentasi, (c) ditempat itu terdapat alat-alat kerja
10.
Perencanaan kantor meliputi
hal-hal dibawah ini, kecuali........
a. Perencanaan gedung, standar kualitas kerja
b. Penerangan, tata ruang kantor
c. Anggaran, standar kualitas kerja
d.
Anggaran dan waktu
e. Anggaran
Pembahasan
:
Perencanaan
kantor terdiri dari :
1. Perencanaan
Gedung
2. tata Ruang
kantor
3. Penerangan/cahaya
4. Ventilasi
5. Perlengkapan
peralatan perabot kantor
6. Anggaran
Perkantoran
7. Standar
kualitas kerja
8. sistem
informasi dan komunikasi
11.
Dibawah ini yang bukan merupakan
fungsi utama kantor adalah..........
a. Menerima informasi
b. Merekam informasi
c. Mengendalikan formulir kantor
d. Mendistribusikan informasi
e.
Mengelola informasi
12.
Dibawah ini pekerjaan kantor yang
tidak bersifat ketatausahaan adalah..............
a. Pelayanan telepon
b. Pelayanan keamanan
c.
Pengurusan perlengkapan
d. Penerimaan tamu
e. Pelayanan kebersihan
Pembahasan
:
Pekerjaan
kantor pada dasarnya terdiri 2 kategori :
1. Pekerjaan
yang bersifat ketatausahaan, yaitu merupakan pekerjaan yang berhubungan
langsung dengan pekerjaan tulis menulis, pengurusan surat/penanganan surat,
penyimpanan surat, pengetikan, pengurusan kepegawaian, pengurusan keuangan,
pengurusan perlengkapan, penggandaan dan pembuatan laporan.
2. Pekerjaan
yang tidak bersifat ketatausahaan. Yaitu pekerjaan kantor yang tidak
berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, seperti : penerimaan tamu,
penanganan telepon, pelayanan kebersihan dan pelayanan keamanan.
13.
Dalam pekerjaan kantor dikenal
istilah “Billing” yang artinya...........
a. Surat menyurat
b. Menyimpan warkat
c. Tugas-tugas khusus
d.
Membuat rekening
e. Kegiatan pencatatan
14.
Making record/noting down desired
data adalah pekerjaan kantor yang berhubungan dengan....
a.
Membuat warkat-warkat/mencatat data yang diinginkan
b. Memperbanyak warkat dan memberikan alamat
c. Mengurus, membagi dan mengirim surat-surat
d. Mengirim, dan mengangkut pesanan-pesanan dengan kapal
e. Tugas-tugas khusus
15.
Jenis pekerjaan kantor yang
memiliki presentasi paling besar menurut GR Terry yaitu.....
a.
Typing
b. Filing
c. Calculating
d. Checking
e. Registration
16.
Organisasi perkantoran yang
efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Hal
ini merupakan prinsip organisasi berupa...........
a. Prinsip tujuan
b. Prinsip kesatuan fungsi
c.
Prinsip hubungan individual
d. Prinsip kesederhanaan
e. Prinsip manajerial
Pembahasan
:
Ada
8 prinsip organisasi perkantoran, yaitu antara lain :
1. prinsip
tujuan. Tujuan organisasi perkantoran dalam organisasi perkantoran harus
dirumuskan dan dimengerti oleh setiap anggota organisasi
2. Prinsip
kesatuan fungsi. Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi
yang harus bekerjasama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran
3. Prinsip
hubungan individual. Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi
yang mesti melaksanakan pekerjaan.
4. Prinsip
kewenangan. Setiap orang dalam organisasi mesti diberi wewenang yang sesuai
dengan tanggung jawabnya
5. Prinsip
kesederhanaan. Organisasi
perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi
yang jelas.
6. Prinsip
pelaporan.
7. Prinsip
kepengawasan/manajerial. Pengawasan dan manajerial yang efektif mesti
ditegakkan untuk menjamin ketercapaian organisasi dalam mencapai tujuan
8. Prinsip
Jangkauan pengawasan.
17.
Pemusatan dari kegiatan-kegiatan
kantor pada suatu bagian atau unit tertentu dan manajemennya diserahkan kepada
satu orang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran. Ini
adalah pengertian dari asas............
a.
Sentralisasi
b. Efisiensi
c. Asas campuran
d. Desentrasi
e. efektifitas
No comments:
Post a Comment