LATIHAN SOAL UJIAN PART 1

PENGANTAR DASAR ADMINISTRASI KANTOR

1.       Pengertian Administrasi dari segi etimologis adalah .............

a.       Kegiatan memberdayakan sumber daya alam

b.      Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan

c.       Kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, mengelola manusia, mengelola harta benda, kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi.

d.      Kegiatan menyediakan data dan informasi

e.      Kegiatan memanejerial sistem

2.       Dalam bahasa Belanda administrasi berasal dari kata “administratie” yang artinya..........

a.       Tata usaha

b.      Kegiatan catat mencatat

c.       Kegiatan menghitung

d.      Mengelola

e.      Mengatur

3.       Dibawah ini yang tidak termasuk unsur-unsur administrasi adalah........

a.       Perngorganisasian

b.      Manajemen

c.       Perencanaan

d.      Perbekalan

e.      Keuangan

Pembahasan :

Menurut The Liang Gie, administrasi terdari 8 unsur, yaitu :

a.    Organisasi. Dalam organisasi dikelompokkan orang2, tugas2, wewenang, dan tanggung jawab serta hubungan diantara orang2 atau unit2 tugas tsb.

b.    Manajemen. Rangkaian perbuatan menggerakkan orang2 dan segala fasilitas yang ada untuk mencapai tujuan.

c.    Komunikasi.

d.    Kepegawaian.

e.    Keuangan

f.     Perbekalan

g.    Tata Usaha

h.    Hubungan Masyarakat

4.       Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang direncanakan berjalan sesuai dengan harapan dan target adalah.....

a.       Office planning

b.      Office organizing

c.       Office actuating

d.      Office controling

e.      Office management

Pembahasan :

Kegiatan perkantoran terdiri dari :

a.    Office Planning (Perencanaan) Proses menentukan arah kegiatan kantor dengan peninjauan kembali terhadap faktor2 yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.

b.    Office Organizing (Pengorganisasian) pembagian tugas

c.    Office Actuating (Penggerakkan). Kegiatan meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan.

d.    Office Controling (Pengawasan). Kegiatan memastikan pekerjaan dan sasaran sesuai target yang telah ditetapkan.

5.       Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan yang diperlukan adalah arti dari...........

a.       Tata usaha

b.      Humas

c.       Manajemen

d.      Perbekalan

e.      Komunikasi

6.       Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor adalah pengertian dari............

a.       Office planning

b.      Office organizing

c.       Office actuating

d.      Office controling

e.      Office manajemen

7.       Penyedia layanan komunikasi kantor merupakan pengertian kantor menurut........

a.       Drs. A.S. Moenir

b.      Mills & Standingford

c.       Prajudi Atmosudirjo

d.      Denyel

e.      Sondang P. Siagian

8.       Berikut ini yang bukan merupakan fungsi pendukung kantor adalah...........

a.       Melaksanakan fungsi manajemen

b.      Menerima informasi

c.       Merancang sistem dan prosedur kantor

d.      Mengendalikan formulir kantor

e.      Menjamin keamanan aset

9.       Ciri-ciri kantor adalah sebagai berikut : (1) tempat itu berupa bangunan yang berfungsi sebagai tempat yang bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang berada ditempat itu, (2) jenis pekerjaan yang dilakukan pada umumnya tulis menulis, komunikasi dan arsip dokumentasi, (3) ditempat itu terdapat alat-alat kerja seperti : mesin2 kantor, perlengkapan kantor, dan fasilitas kerja. Ketiga pernyataan tersebut diatas adalah pendapat dari :

a.       GR Terry

b.      Drs. A. Moenir

c.       Koontz dan O’Donnel

d.      William Henry L

e.      J. C. Denyer

Pembahasan :

Kantor dalam arti statis menggambarkan suatu tempat berupa gedung dan fasilitas perlengkapannya

Kantor dalam arti dinamis menunjukkan kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu tempat

1.    JC Denyer, kantor adalah setiap tempat dimana biasanya suatu pekerjaan kantor dilakukan, dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut.

2.    Prof. DR. Prajudi Atmosudirjo, kantor adalah unit organisasi yang terdiri dari atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan

3.    Drs. Moekijat, kantor adalah sebagai tempat dimana pekerjaan sebagai tata usaha dilaksanakan.

4.    Drs. A. Moenir, kantor memiliki ciri2 sebagai berikut : (a) tempat berupa bangunan, (b) jenis pekerjaan yang dilakukan umumnya tulis menulis, komunikasi dan arsip dokumentasi, (c) ditempat itu terdapat alat-alat kerja

10.   Perencanaan kantor meliputi hal-hal dibawah ini, kecuali........

a.       Perencanaan gedung, standar kualitas kerja

b.      Penerangan, tata ruang kantor

c.       Anggaran, standar kualitas kerja

d.      Anggaran dan waktu

e.      Anggaran

Pembahasan :

Perencanaan kantor terdiri dari :

1.    Perencanaan Gedung

2.    tata Ruang kantor

3.    Penerangan/cahaya

4.    Ventilasi

5.    Perlengkapan peralatan perabot kantor

6.    Anggaran Perkantoran

7.    Standar kualitas kerja

8.    sistem informasi dan komunikasi

11.   Dibawah ini yang bukan merupakan fungsi utama kantor adalah..........

a.       Menerima informasi

b.      Merekam informasi

c.       Mengendalikan formulir kantor

d.      Mendistribusikan informasi

e.      Mengelola informasi

12.   Dibawah ini pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah..............

a.       Pelayanan telepon

b.      Pelayanan keamanan

c.       Pengurusan perlengkapan

d.      Penerimaan tamu

e.      Pelayanan kebersihan

Pembahasan :

Pekerjaan kantor pada dasarnya terdiri 2 kategori :

1.    Pekerjaan yang bersifat ketatausahaan, yaitu merupakan pekerjaan yang berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis, pengurusan surat/penanganan surat, penyimpanan surat, pengetikan, pengurusan kepegawaian, pengurusan keuangan, pengurusan perlengkapan, penggandaan dan pembuatan laporan.

2.    Pekerjaan yang tidak bersifat ketatausahaan. Yaitu pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, seperti : penerimaan tamu, penanganan telepon, pelayanan kebersihan dan pelayanan keamanan.

13.   Dalam pekerjaan kantor dikenal istilah “Billing” yang artinya...........

a.       Surat menyurat

b.      Menyimpan warkat

c.       Tugas-tugas khusus

d.      Membuat rekening

e.      Kegiatan pencatatan

14.   Making record/noting down desired data adalah pekerjaan kantor yang berhubungan dengan....

a.       Membuat warkat-warkat/mencatat data yang diinginkan

b.      Memperbanyak warkat dan memberikan alamat

c.       Mengurus, membagi dan mengirim surat-surat

d.      Mengirim, dan mengangkut pesanan-pesanan dengan kapal

e.      Tugas-tugas khusus

15.   Jenis pekerjaan kantor yang memiliki presentasi paling besar menurut GR Terry yaitu.....

a.       Typing

b.      Filing

c.       Calculating

d.      Checking

e.      Registration

16.   Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Hal ini merupakan prinsip organisasi berupa...........

a.       Prinsip tujuan

b.      Prinsip kesatuan fungsi

c.       Prinsip hubungan individual

d.      Prinsip kesederhanaan

e.      Prinsip manajerial

Pembahasan :

Ada 8 prinsip organisasi perkantoran, yaitu antara lain :

1.    prinsip tujuan. Tujuan organisasi perkantoran dalam organisasi perkantoran harus dirumuskan dan dimengerti oleh setiap anggota organisasi

2.    Prinsip kesatuan fungsi. Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang harus bekerjasama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran

3.    Prinsip hubungan individual. Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan.

4.    Prinsip kewenangan. Setiap orang dalam organisasi mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tanggung jawabnya

5.    Prinsip kesederhanaan.                 Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas.

6.    Prinsip pelaporan.

7.    Prinsip kepengawasan/manajerial. Pengawasan dan manajerial yang efektif mesti ditegakkan untuk menjamin ketercapaian organisasi dalam mencapai tujuan

8.    Prinsip Jangkauan pengawasan. 

17.   Pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu dan manajemennya diserahkan kepada satu orang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran. Ini adalah pengertian dari asas............

a.       Sentralisasi

b.      Efisiensi

c.       Asas campuran

d.      Desentrasi

e.      efektifitas